信息学院学生出席国际会议专项基金(登峰基金)申请指南

一、宗旨

       为了支持信息科学技术学院(以下简称“信息学院”)学生参加高水平的国际学术会议,促进与国际顶尖学者直接交流与沟通,了解所在学科研究领域的最新进展和动态,特设立信息学院学生出席国际会议专项基金,即登峰基金。该基金由邓锋学长、清华大学研究生院、无锡儒安科技有限公司和赵仕勤学长四方共同资助。

二、原则

1.申请者须为信息学院全日制在校学生,且其指导教师须为信息学院正式在编教师;拟参加的国际会议的主题与申请者研究训练或学位论文的研究内容紧密相关,且会期在其毕业典礼一个月之前。
2.申请者须为论文第一作者且被邀请到会做“口头报告”。
3.申请者的外语水平应符合我校“研究生因公出国(境)管理细则及办事指南”(见附件3)的规定。
4.拟参加的国际会议须在学校的《各学科重要国际学术会议目录》(见附件4)中,或者会议总录用率低于50%。
5.申请者论文须根据“北京信息科学与技术国家研究中心成果标注实施办法”(见附件5)标注“ Beijing National Research Center for Information Science and Technology(缩写:BNRist)”。
6. 申请者在国际会议上做口头报告时应致谢清华大学信息学院“登峰基金(英文:Deng Feng Fund)”。

三、资助办法

1.本基金依据学生出席的国际会议的录用率提供不同额度的资助:
(1)录用率<20% :支持注册费、往返的折扣经济舱机票和不超过4晚的住宿费,但经费总额不超过18000元人民币。
(2)20%≤录用率<30%:支持注册费、往返的折扣经济舱机票和不超过4晚的住宿费,但经费总额不超过15000元人民币。
(3)30%≤录用率<40% :支持注册费、往返的折扣经济舱机票和不超过4晚的住宿费,但经费总额不超过12000元人民币。
(4)40%≤录用率<50% :支持不超过4晚的住宿费,但经费总额不超过3000元人民币。
2.当录用率高于50%且列于学校《各学科重要国际学术会议目录》之中,信息学院将根据会议情况酌情处理,但支持经费总额不超过3000元。
3.获得会议主办方或其它项目资助的学生,已获资助部分将不再予以支持。
4.针对同一位学生,本基金每自然年限资助一次,在学期间资助最多不超过三次。

四、申请程序

1.申请者填写《信息学院学生出席国际会议专项基金申请表》,并按照审核要求准备全部的申请材料。
2.导师签署推荐意见,所在系(院)教学主管和外事主管签署审核意见。
3.申请者应至少提前一个月将申请表及有关材料报送信息学院办公室审理;信息学院专项基金主管领导负责审批。

五、申请材料

1.《信息学院学生出席国际会议专项基金申请表》(见附件1)
2.会议正式征文通知(Final Call for Paper)
3.论文录用函
4.大会邀请函
5.会议口头报告说明
6.拟发表论文全文
7.会议录用率说明
录用率为Oral + Poster等文章的总录用率。在无法获得本届录用率的情况下,可以提供前两届该会议论文的录用率作为参考。
8. 会议日程安排,电子版发至zhaohaitang@tsinghua.edu.cn

六、财务手续及材料

       会议结束后一个月内,将以下材料报信息学院办公室办理报销审批手续:
1. 《信息学院学生出席国际会议专项基金资助审批单》(见附件2)
2. 国际处因公出国(境)批件、换汇预算单
3. 依据资助额度选择性提供:
(1)注册费发票(本人和导师签字)
(2)机票行程单(本人和导师签字)及登机牌
(3)住宿费发票(本人和导师签字)
4. 会议日程安排(Final Program, 含有本人发言的日程页复印件)
5. 已发表论文全文的复印件
6. 参加国际会议的总结报告+参会情景照片3张(主会场前留影、报告时留影、主办城市前的留影)或线上参会视频截图证明1张,电子版发送至zhaohaitang@tsinghua.edu.cn
7. 出席国际会议并获得大会设立的奖项(例如最佳论文奖)者,请将获奖情况简介+获奖证书扫描件发送至zhaohaitang@tsinghua.edu.cn

七、附则
1.本指南由信息学院院务会讨论通过。
2. 本指南由信息学院负责解释。
3.本次修订从2020年10月29日开始执行。

咨询电话:62788192
办公地址:信息科学技术大楼(FIT楼)3区321房间


                                                                                                                                                                清华大学信息科学技术学院
                                                                                                                                                                       2020年10月29日